Cómo Seleccionar y Priorizar sus Colecciones para Digitalización

Rebecca_Web-2 copyRebecca Chandler es Consultora Senior en AVP. Se especializa en el cuidado y la gestión de colecciones en pos de la preservación, la planificación y la promoción. Rebecca es una ingeniera de audio con mucha experiencia, que ha trabajado en post-producción en Broadway Video, Creative Group, y Sony Music Studios. Rebecca enseña y hace presentaciones en todo Estados Unidos sobre temas relacionados a preservación audiovisual, gestión de colecciones y digitalización.

Esta entrada de blog es parte de una serie en cierto modo zigzagueante, pero a su vez interesante y muy útil sobre proyectos de digitalización de materiales audiovisuales. A ese punto, ya asumo que tiene un inventario de sus colecciones audiovisuales; y si no, ¡no se preocupe! Lea mi entrada anterior sobre cómo ejecutar un proceso de digitalización exitosamente y también sobre la creación de un inventario y nos vemos otra vez por aquí.

Bien, así que ya sabe lo que tiene en sus colecciones. Felicitaciones, ¡eso es grandioso! ¿Pero cómo se puede priorizar lo que se tiene para la preservación?1 Siendo realistas, no podrá digitalizar todo lo que hay en sus colecciones antes de que pierdan viabilidad debido a la obsolescencia y degradación. Tampoco tendrá sentido hacerlo necesariamente. Al igual que con otros medios como los manuscritos y las fotografías, algunos activos simplemente no justifican el gasto de la digitalización y la subsiguiente administración digital. Pero podemos intentar tomar decisiones inteligentes basadas tanto en los riesgos que haya identificado como en la capacidad institucional.

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No hay una respuesta correcta para la selección y la priorización. Cada organización debe tomar su propia decisión basada en su propia misión, objetivos y capacidad. Así que intente abordar el resto de este post a través de la lente de la raison d'être de su organización.

Hay cuatro factores principales que necesitará considerar cuando evalúe el nivel de prioridad de un activo:

  • Riesgo técnico
  • Valor del contenido
  • Valor de uso
  • El costo de la digitalización

Riesgo Técnico

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El riesgo técnico toma en cuenta el nivel de riesgo inherente a un formato particular. Este nivel de riesgo se basa tanto en la obsolescencia de un formato como en su susceptibilidad a la degradación. No tiene absolutamente nada que ver con el contenido que se almacena en un objeto, sólo considera el formato del medio físico en sí.


Este tema es gigantesco y escribiré otra entrada de blog dedicada a esto. Por ahora, sólo sepa que el nivel de obsolescencia y degradación de un objeto afectará (a) cuánto tiempo resta para poder digitalizarlo, y (b) el costo de digitalizarlo.

Valor del Contenido

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La evaluación del valor del contenido de sus objetos le ayudará a priorizar en función de la importancia histórica o de investigación del contenido. ¿Qué tan importante es que el contenido de este [inserte formato de medios audiovisuales aquí] viva y permanezca accesible para sus usuarios? ¿Para el mundo en general?


Sabemos que el financiamiento siempre será una preocupación para la mayoría de las organizaciones y, para bien o para mal, la promoción y la recaudación de fondos basada en el contenido a menudo atrae más la atención de un administrador o donante que las cuestiones de preservación.

Una forma rápida de al menos empezar a reducir sus prioridades de contenido es hacerse dos preguntas

  1. ¿Esto es contenido comercial/publicado o único/raro?

Si el contenido es comercial o publicado, es probable que haya muchas más copias por ahí. A menos que sea vital para la misión de su organización, este objeto probablemente no debería ser una prioridad para usted. Además, los asuntos de derechos pueden ser un problema. A menudo, la simple compra de material publicado en un nuevo formato de medios (por ejemplo, un archivo de audio digital) será menos costosa que la digitalización

Si el contenido es único o poco común, debería considerarse su digitalización

  1. ¿Se trata de un contenido duplicado de otros elementos de la colección?

Tal vez alguien hizo "copias de escucha" de sus cintas de audio de carrete abierto de ¼ pulgadas en la década de 1990. O usted adquirió una colección que ya contenía múltiples copias del mismo contenido. No hay razón para digitalizar el contenido varias veces. Busque la mejor copia2 y priorice esa para la digitalización.

Valor de Uso

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¿Qué tan utilizable es este contenido para sus usuarios? Sí, hay una línea delgada entre el valor del contenido y el valor de uso, pero creo que hay una diferencia. El valor de uso está impulsado principalmente por las solicitudes de acceso para la investigación, así como en apoyo de diversas actividades de la organización como eventos, educación, campañas publicitarias, contenido web y más. La asignación de un valor de uso a un objeto requiere una cuidadosa consideración de la misión, los objetivos y las necesidades de los usuarios de su organización. Para cada objeto, pregúntese:

  • ¿Contribuye este contenido a la misión de mi organización?
  • ¿Encaja en mi política de acopio?
  • ¿Cómo le sirve esto a mi público principal?
  • ¿Cuáles son los derechos de mi organización con respecto a este contenido?
  • ¿Tenemos realmente la capacidad de cuidar este contenido? ¿Somos el lugar más apropiado para cuidarlo?

Si está interesado en un enfoque más cuantificable para evaluar el contenido y el valor de uso, es muy recomendable mirar la herramienta MediaRIVERS de la Universidad de Indiana. Incluso si no desea utilizar la aplicación de software asociada, su documentación describe su enfoque para puntuar y clasificar el valor de los objetos (RIVERS significa Sistema de Evaluación y Clasificación de Valores de Investigación e Instrucción, por sus siglas en inglés). Puede leer más sobre ello en su guia de usuario (en inglés), que comienza en la página 45.

He incluido un subconjunto de sus criterios aquí. Le sugiero que lea todas sus categorías de puntuación y las explicaciones completas en la Guía del Usuario de MediaRIVERS, pero creo que algunos de sus puntos son difíciles de responder de forma rápida y fácil para muchas instituciones. Por ejemplo, le piden que califique la calidad técnica de un objeto (es decir, cuán bien grabado está el mismo), lo cual puede ser imposible de responder si no tiene equipo de reproducción para el formato o incluso si no sabe lo que tiene grabado. Por esa razón, normalmente recomiendo a la gente que se centre en las siguientes categorías de puntuación:

 

Categoría

Pregunta(s) Clave

Comentarios

Acción

Temas de Interés

¿Cuánto interés real o potencial hay en los temas/sujetos documentados en la colección?

Incluye la consideración de la relevancia, la importancia de un trabajo creativo, el potencial de la experiencia, el uso pasado y el potencial de uso futuro, y el valor local y funcional.

Asignar puntos en una escala de 0 a 5

Calidad del Contenido 

¿Qué tan bien, qué tan a fondo o qué tan sustancialmente documenta la colección sus temas o sujetos?

Comprende la calidad de la documentación de la colección de sus temas o sujetos. Incluye la consideración de la amplitud, el detalle y la minuciosidad.

Asignar puntos en una escala de 0 a 5

Rareza

¿En qué medida la documentación de la colección sobre sus temas/sujetos es rara o única? ¿Hasta qué punto hay otras fuentes de información que podrían sustituirla?

Puede requerir conocimientos de curaduría y/o investigación para identificar colecciones similares en otras instituciones.

Asignar puntos en una escala de 0 a 5

Tabla 1: Extracto del sistema de puntos de MediaRIVERS.

 

Costo de Digitalización

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Por último, pero no menos importante, llegamos a lo que para muchos es el mayor obstáculo. Según las necesidades y problemas técnicos, la digitalización de diferentes formatos variará en su costo. Por ejemplo, debido a su extrema obsolescencia, puede costar diez veces más digitalizar una cinta de vídeo de 2 pulgadas que un cassette de audio.

Deberá tener en cuenta todos los factores descritos anteriormente - riesgo técnico, valor del contenido, valor de uso y costos - para decidir si tiene más sentido digitalizar un quad de 2 pulgadas o diez cassettes de audio. Muchos proveedores de digitalización le darán un rango de precios por tipo de formato si solicita un presupuesto. Quiero hacer hincapié en que no hay una respuesta correcta o incorrecta aquí, siempre y cuando piense en todos los factores y decida qué es lo mejor para su organización. Ahora, ¡siga adelante y digitalice!

1 Cuando hablo de materiales audiovisuales (y sólo de materiales audiovisuales), tiendo a usar las palabras "preservación" y "digitalización" indistintamente. Para los objetos audiovisuales de colección físicos, la digitalización ES la preservación. Por cierto, para los objetos audiovisuales la digitalización también lleva a lo que a menudo es la única forma de acceso disponible, que a menudo puede ser un punto de convencimiento más fácil para la administración.


2 Ah, la vieja pregunta sobre la "mejor copia". Por lo general, este será el objeto original. A veces el objeto original está comprometido (por ejemplo, mohoso o deteriorado). A veces no se tiene idea de cuál es el objeto original. A veces sólo tienes los fondos para digitalizar las copias de cassettes de audio, no los originales de ¼ pulgadas. Simplemente haga lo mejor que pueda. Nadie le avergonzará por hacer lo que pueda para preservar sus colecciones.