Filtrar, Enfocar, Avanzar: Introducción y Consejo #1

Filtrar, Enfocar, Avanzar es el mantra del 2020 que creé para mí mismo a principios de año. La versión más larga es Filtrar la distracción y negatividad, enfocarse en lo positivo y en las prioridades, y continuar avanzando con el impulso. Poco sabía lo relevante (¡y difícil!) que esto resultaría en el 2020.

Filtrar_Enfocar_AvanzarEntre los muchos desafíos que todos enfrentan en esta nueva y extraña realidad de COVID-19 está el aprender a trabajar desde casa y/o como parte de un equipo distribuido. En AVP, hemos estado trabajando como un equipo distribuido, con algunos de nosotros trabajando en oficinas y otros trabajando desde casa, por más de tres años. Así que pensamos que podríamos compartir algunos consejos útiles sobre cómo ser más productivos, más eficaces y más felices en el mundo del distanciamiento físico.

Estamos lejos de ser perfectos, por supuesto, y siempre estamos trabajando para mejorar, pero creo que tenemos algunas experiencias útiles para compartir. Con esto en mente, y en el espíritu de mi mantra 2020, haré una serie de entradas breves con consejos sobre cómo trabajar desde casa y como parte de un equipo distribuido.

Por favor, ¡díganos lo que piensa y comparta sus consejos!

Consejo #1: Crear tiempo para la comunicación (y la diversión)

AVP pasó de trabajar en un solo ambiente de oficina abierta en Brooklyn, Nueva York, a estar repartido en tres zonas horarias en un mes. Digan lo que quieran sobre los entornos de oficina abierta, pero es cierto que se necesita mucho menos esfuerzo para comunicarse, ya sea para actualizar el estado de un proyecto o para conversaciones triviales.

Cuando nos convertimos en un equipo distribuido, rápidamente sentimos la falta de comunicación en todos los sentidos. Esto llevó a desafíos operacionales, desafíos funcionales, y un sentimiento general de aislamiento. Nos dimos cuenta de que este cambio en nuestra forma de trabajar requería también un cambio en nuestra forma de pensar. El nuevo enfoque requería que fuéramos más decididos, planificados y explícitos en cómo y cuándo nos comunicaríamos. Pero también significaba dejar espacio para una interacción humana significativa.

Conscientes de ello, comenzamos a experimentar con reuniones de múltiples tipos, incluyendo reuniones individuales, reuniones de equipos de proyecto, reuniones de todos los equipos, sesiones de trabajo en grupo y reuniones de "happy hour". Sin explicarles todo nuestro proceso de experimentación, diré que definitivamente nos encontramos con demasiadas reuniones, reuniones mal programadas, tipos de reuniones equivocadas, participantes equivocados, y más. Nos costó un poco de trabajo, pero descubrimos lo que nos gustaba y lo que no, y lo que funcionaba y lo que no funcionaba, y nos ajustamos hasta que se sintió bien. A continuación enumero nuestras reuniones como referencia, pero obviamente tendrá que averiguar qué es lo que funciona para usted y para su(s) equipo(s).

Lo más importante fue darse cuenta y acostumbrarse al hecho de que trabajar como un equipo distribuido requiere más tiempo en comparación al trabajo juntos en una oficina. En AVP hacemos un seguimiento riguroso del uso de nuestro tiempo, lo que nos da la habilidad de saber y reportar exactamente cuánto más tiempo requiere. Puede diseccionar los datos de múltiples maneras, pero cuando finalmente decidimos lo que funcionaba para nosotros, vimos que eso correspondía a un 20% de aumento en el tiempo que pasamos comunicándonos. Recuerde que este 20% no es sólo sobre proyectos o operaciones, también debe incorporar diversión y sustitutos para conversaciones diarias, los que son puntos de conexión importantes para la construcción de equipos fuertes y cohesionados. Esto es más difícil de comprender que las reuniones utilitarias, por lo que déjeme darle algunos ejemplos:

  • El tiempo de diversión sin estructura es realmente saludable (vea happy hour en la lista de reuniones a continuación - sin necesidad de alcohol)
  • El tiempo estructurado con el objetivo de generar camaradería y diversión es importante (vea pregunta de la semana debajo como parte de nuestra reunión grupal semanal)

A continuación hay una lista de reuniones/eventos de rutina que realizamos en AVP como referencia. Obviamente, muchas de ellas son relevantes y útiles, independientemente de si usted es o no parte de un equipo distribuido, pero creo que esta perspectiva general ofrecerá un mayor contexto a todo el panorama:

Reunión/Evento

Frecuencia

Duración (hrs)

Descripción

1:1

Semanal

.5

Cada persona se reúne con su supervisor.

Reunión de todo el equipo / Asignación de Personal

Semanalmente

1.5

Agenda permanente que incluye una pregunta de la semana divertida, presentaciones de recursos o datos útiles, solicitudes de opinión, herramientas de trabajo, actualizaciones sobre el desarrollo de nuevos proyectos, disponibilidad individual para la semana siguiente, y un punto que se alterna en la agenda para la asignación de personal una vez al mes.

Reunión de Socios

Mensualmente

1.5

Los socios se reúnen para debatir cuestiones de mayor envergadura, tomar decisiones estratégicas y operacionales y compartir información para garantizar una mayor cohesión y transparencia en toda la organización.

1:1 Reunión Trimestral

Trimestralmente

2


Prioridades del trimestre pasado y del próximo, lo que va bien, lo que podríamos hacer mejor, y oportunidad para una discusión más amplia sobre planificación.

Reunión Trimestral de Todo el Equipo

Trimestralmente

2

Todos comparten sus prioridades del último trimestre y del próximo, y el equipo discute y finaliza..

Retiro para Todo el Equipo

6 meses

72

Estrategia y planificación, fortalecimiento de equipo, trabajo colaborativo en persona.

Encuesta sobre el compromiso de los empleados

6 meses

.17

Este es un punto de recolección de datos que alimenta la discusión, generalmente en un retiro de equipo

Happy Hour

Cuando sea necesario

1-2

Normalmente al final del día en un viernes, es un momento para relajarse, hacer bromas y divertirse juntos.

Entrenamiento de 7 minutos

Cuando sea necesario

0.1167 :)

Este ha ido y venido a lo largo del tiempo pero parece tener su lugar en ciertos contextos y la gente lo disfruta.

Estén atentos a las próximas novedades en la página web de la serie. 

Filtrar, Enfocar, Avanzar–

Chris