Filtrar, enfocar, avanzar: Consejo #2 - Evitar asumir

Filtrar, Enfocar, Avanzar es una nueva serie de blogs de AVP sobre cómo filtrar la distracción y la negatividad, centrarse en el positivismo y las prioridades, y seguir avanzando con el progreso y el impulso mientras se trabaja como parte de un equipo distribuido.

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Este es el escenario: Está trabajando en casa solo y necesita ayuda en un proyecto de su colega a quien solía sentarse justo al lado antes de empezar a trabajar como un equipo distribuido.

Mira Slack (o Microsoft Teams, o lo que sea que use) y ve su luz de estado brillando en verde. Sabe que ella es una persona ocupada que siempre tiene mucho que hacer y se preocupa por molestarla. Piensa en mandar un mensaje para preguntarle si tiene un minuto pero sabe que dirá que sí aunque no lo tenga. Si estuviera sentado a su lado, sabría lo ocupada que está porque podrías leer el lenguaje corporal, escuchar si está en una llamada, y en general captar su vibra. Como no lo sabe, usted decide no ser una distracción y en su lugar pondrá esa parte del proyecto en espera con la esperanza de hablarle en otro momento.

Este escenario no es del todo malo. La parte buena es que el colega que necesita la atención de alguien tiene un momento de reflexión antes de poner a alguien en la mira de Slack sólo porque puede. Esa conciencia es buena cuando hay mecanismos de apoyo en su lugar. Ese será el tema de mi próxima entrada - Evitar el exceso impulsivo.

En esta entrada quiero centrarme en el problema que surge del escenario que he planteado antes. El problema es que este comportamiento se convierte fácilmente en un patrón. Nadie quiere interrumpir a nadie y la brecha de comunicación comienza a ensancharse en una gigantesca distancia comunicativa. Esto se filtra en todos los aspectos de su organización, incluyendo proyectos, aspectos administrativos, operaciones internas, la charla trivial, y más. Esta rutina conduce a una ruptura que puede ser perjudicial y dañina si se permite que persista. También lleva a sentimientos de aislamiento extremo, a estar desconectado, y a ser cauteloso en el uso de un mecanismo de comunicación crítico por miedo a molestar a la gente.

Lo que hemos encontrado con nuestro equipo distribuido es que nuestra capacidad para adivinar cuán ocupado está alguien en un día o semana determinados es realmente mala. Para resolver este problema hemos encontrado formas de ser más explícitos sobre lo ocupados que estamos. Específicamente hacemos dos cosas:

  1. Nuestra reunión de asignación de personal* provee a todos una visión de los próximos dos meses en relación a vacaciones, conferencias y trabajo en proyectos a nivel individual. Podemos ver cuánta disponibilidad espera tener la gente.
  2. El último punto de la agenda de nuestra reunión semanal de equipo completo* (que se realiza los lunes) se centra en decirnos lo ocupados que estamos y ofrecer los detalles más destacados de lo que tenemos pendiente. Ofrezco un ejemplo a continuación con datos ficticios. Todos los nombres de individuos y empresas son totalmente inventados.

Además de hacer saber a sus colegas lo ocupado que está, estos puntos de comunicación también ofrecen una oportunidad para ayudarse mutuamente. Si una persona está al máximo, le da la oportunidad de pedir ayuda, o si alguien tiene disponibilidad, puede ofrecerse proactivamente para ayudar a los demás.

* Vea la entrada anterior para un resumen de las reuniones rutinarias de AVP.

 

Ejemplo del último punto de la agenda de la reunión semanal de equipo completo:

Próxima semana: 1-5 además de acontecimientos destacados y puntos de enfoque (5 minutos):

Disponibilidad por persona: 1- 5, siendo 5 el más disponible - y por qué.:

1 - Me encantaría ayudar pero estoy totalmente desbordado en la próxima semana. Recuérdeme si está esperando algo de mí o si le he prometido algo.

2 - Si realmente necesitas algo y puede hacerse en poco tiempo, me ocuparé de ello, pero por lo general estoy ocupado.

3 - Tengo algunos días que están bastante abiertos y otros que están reservados. Si hay algo que quiere que haga que sea urgente, hablemos cuanto antes.

4 - Tengo cosas que hacer pero la mayoría de las cosas pueden ser movidas y/o no son esenciales. Puedo dedicarle un tiempo considerable a algo si necesita ayuda.

5 - ¡Me encantaría ayudar con cualquier cosa en la que se requiera ayuda!


  • Siena: 3 - Trabajando principalmente en la subida de A-Z y scripts, y en desarrollo de documentación.
  • Jeanne: 4 - ¡Puedo ayudar! No tengo mucho esta semana y no hay plazos inmediatos.
  • Rashida: 2 - Generic, Inc. Documentación de UXR; preparación para las pruebas de usuario de Windsor
  • Peter: 1 - Guía de CGN, migración de datos de la A a la Z, comenzando con Ace Co. Soporte para DAM, requisitos Digi Pres para SPL
  • Rodrigo: 3 - Conferencia XYZ, lanzamiento de nueva campaña publicitaria, actualización del plan de marketing
  • Sunny: 2 - Metadata SoW, auditoría de ACME, borrador de informe de ABC

Manténganse en sintonía para aprender a lidiar con lo opuesto al bache de asumir: el exceso impulsivo.

Póngase al día con otros artículos en la página principal de la serie. 

Filtrar, Enfocar, Avanzar -

Chris