Filtrar, Enfocar, Avanzar: Tip #3 - Evitar el Exceso Impulsivo

Filtrar, Enfocar, Avanzar es una nueva serie de blogs de AVP sobre cómo filtrar la distracción y la negatividad, centrarse en el positivismo y las prioridades, y seguir avanzando con progreso e impulso mientras se trabaja como parte de un equipo distribuido.

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Este es el escenario: Usted sale de la cocina con una taza de café caliente y se sienta en su nuevo espacio de trabajo. La iluminación es buena, el fondo es bueno para la videoconferencia, tiene sus auriculares nuevos, y aunque el escritorio es un poco pequeño funcionará bien. Suspira con alivio, sintiendo que se está metiendo en la onda de todo esto de trabajar desde casa o en un equipo distribuido.

¡Mejor aún, su calendario muestra que sólo tiene una reunión de 30 minutos hoy! Eso es bueno, porque tiene una gran fecha límite esta semana y necesita el tiempo para trabajar en profundidad. Decide que no va a mirar el correo electrónico y se sumerge en su proyecto para no distraerse.

A los 30 minutos de comenzar a trabajar, usted recibe un mensaje en Slack (o en Microsoft Teams, o lo que sea que utilice) de un colega que dice que no puede encontrar un correo electrónico en el que ambos intercambiaron hace unos días. Tiene una información crítica que ellos necesitan y preguntan si usted podría encontrarla rápidamente para ellos. Usted abre su correo electrónico para ir a buscarlo y ve un correo electrónico en la parte superior de su bandeja de entrada de su supervisor que le escribe porque usted no ha respondido aún a una pregunta que le hicieron hace unos días sobre una solicitud de presupuesto que hizo. Será mejor que se ocupe de eso inmediatamente. Va a Google Sheets (o a cualquier aplicación de hoja de cálculo que utilice) para recuperar esa información y cuando abre la hoja de cálculo recuerda que no pudo terminar de rellenarla por completo porque estaba esperando que otra persona se pusiera en contacto con usted. Envía un e-mail a esa persona, preguntándole si puede responderle lo antes posible. Vuelve a su correo electrónico, respondiendo a su supervisor haciéndole saber que está esperando una última información y que se pondrá en contacto. Mejor vaya y recupere la información para su colega ahora. Su teléfono suena. Lo toma y es la persona a la que envió el correo electrónico pidiendo la información del presupuesto. Mientras le explican la situación, mira Slack y ve que su colega se pregunta si ha visto su mensaje anterior. También mencionan que no había respondido a otro hilo en Slack que tuvo lugar a las 9AM hora del este (usted está en hora del Pacífico), que notan que probablemente no vio porque sus notificaciones de no molestar estaban encendidas. Sus comentarios en el mensaje de Slack serían útiles cuando tenga la oportunidad. Se da cuenta de que no ha escuchado los últimos 15 segundos de la llamada telefónica en la que estaba y tiene que pedirle a la persona con la que habla que repita. Mientras lo hace, usted va al mensaje de Slack que falta....

Creo que ya usted entiende el punto y apuesto a que todo esto le suena familiar. Este tipo de "trabajo" caótico a modo de corriente de pensamiento puede durar horas, y horas, y horas, y horas y horas y ocupar todo el día, dejándole agotado e incapaz de completar el trabajo importante que necesita hacer.

Este escenario es el resultado de la lucha y el fracaso en el manejo del exceso impulsivo: la impulsividad de los demás y la impulsividad de nosotros mismos se combinan entre sí y nos llevan a un vertiginoso frenesí que roba el control de nuestras prioridades en un día, semana, mes o año determinado.

Esto no es particular del trabajo a distancia o de los equipos distribuidos, pero la falta de proximidad física y de capacidad para percibir lo ocupado que están otras personas hace que esto sea más problemático. No hay una puerta cerrada, no hay capacidad de ver que alguien tiene los auriculares puestos y está trabajando intensamente, no hay suspiros audibles o refunfuños en voz alta para uno mismo, todo lo cual es una señal de que tal vez quieras dejar a alguien en paz.

Aquí hay algunas cosas que hacemos para manejar/evitar el exceso impulsivo:

1. Acuerde reuniones de rutina. Y úselas.

Use los horarios de las reuniones de rutina como un tiempo y lugar donde se puedan discutir cosas que no son realmente urgentes. Pueden ser reuniones semanales entre colegas o reuniones rutinarias de proyectos. De cualquier manera, antes de enviar ese mensaje a su colega, piense realmente en si necesita hacerlo ahora mismo. Si no es así, vaya a la agenda de su próxima reunión (utilizamos un registro de reuniones permanentes para todas nuestras reuniones rutinarias, por lo que no es necesario compartir nuevos enlaces) y anote allí. Lleva tiempo cambiar sus conductas y hábitos, pero aténgase a ello, dense mutuamente retroalimentación y dediquen tiempo a cambiar. Esto valdrá la pena.
 

2. Tener horas a los que todos se comprometen para dejar libres de reuniones, sin Slack, sin llenar los espacios en el calendario.

Bloqueamos cuatro horas todos los miércoles por la mañana para esto. Este tiempo se dedica a un trabajo profundo. La parte de "sin reuniones" aquí significa que nadie puede simplemente añadir a alguien a una reunión porque ven un espacio abierto en su calendario. Si dos o más personas deciden que quieren usar este tiempo para hacer un trabajo de colaboración profundo en un proyecto y todas las partes involucradas están de acuerdo en que eso está dentro de los límites, entonces es genial. El tiempo de no-Slack significa que usted no tiene que preocuparse por quedarse fuera de algo o sentirse culpable por no contribuir. Todos discutimos lo que estaba y no estaba dentro de los límites y la talentosa e hilarante Rebecca Chandler redactó las siguientes pautas.

Uso de Slack durante las horas designadas como “No Slack”

Así que es tiempo de “No Slack” y usted no está seguro si es apropiado o no usar Slack? Siga leyendo.

Cuándo está bien usar Slack

  • Usted y un colega o colegas han acordado trabajar juntos en un proyecto. Usen mensajes privados de Slack a menos que todos los miembros de un canal de proyectos hayan acordado trabajar juntos. Si cree que puede molestar a alguien que no está en su sesión de trabajo profundo, es mejor atenerse a los canales privados.

Cuándo definitivamente no está bien usar Slack

  • ¿Encontró un artículo increíble y lo tiene que compartir con el grupo? Ni siquiera lo piense. Bajo ninguna circunstancia debe usar ningún canal del grupo durante este tiempo.
  • ¿Sólo quiere dejar una nota en un canal para que no olvidarse de ello más tarde? Guárdela. Poner notas en los canales puede ser una distracción para aquellos de nosotros que sufrimos del "Síndrome del miedo a perderse algo".
  • ¿Sale por un minuto? Lo siento, pero a nadie le importa ahora mismo.
  • ¿Abrumado? Aclare sus prioridades, deje pasar la ansiedad y continúe. Sus colegas pueden escuchar todo esto más tarde.

Preferencias Personales de Slack

  • Puede elegir dejar de usar Slack durante este tiempo para evitar cualquier posible distracción. Haga lo que le parezca mejor.
  • Si decide mantener Slack abierto para trabajar en grupo, puede silenciar ciertos canales con mensajes automatizados o usuarios externos que no conocen las reglas.

3. Compartir Calendarios 

Si está a punto de preguntarle a su colega si está disponible para charlar esta tarde, primero mire su calendario y posiblemente evite una interrupción innecesaria. Usar los calendarios compartidos es igual de importante que compartirlos.

4. Haga tiempo para usted

¿Ve esas hermosas secciones de su calendario sin reuniones? Para usted, estos son los momentos en los que finalmente puede trabajar en sus prioridades más urgentes. ¿Adivine cómo se ve eso para todos los demás? Un momento en el que pueden programar una reunión con usted. En lugar de mantenerlas totalmente abiertas, programe el tiempo que necesita para hacer su trabajo más urgente como citas reales en su calendario. Cumplir con una cita con usted mismo es tan importante como mantener una cita con los demás.

5. Establezca expectativas sobre el uso de Slack

Las expectativas sobre la rapidez con la que alguien debe responder en Slack difieren según la persona, el día y las circunstancias. Discuta esto entre su grupo para que la gente no adivine, no se sienta innecesariamente ignorada o no se sienta culpable. Levante el teléfono o programe una reunión para abordar algo que sea urgente o que requiera la productividad de una reunión.

6. Use una lista de cosas pendientes

No importa cuán simple o compleja sea. Es una realidad que usted va a pensar en 100 cosas al día que querrán llamar su atención. Lo que más importa es cómo responda cuando ocurran. En lugar de darles su atención, anótelas en su lista de tareas para que pueda volver a su prioridad y concentrarse.

¿Tiene otros consejos? Por favor, ¡compártalos!

Esté al día con otras publicaciones en la página de inicio de la serie. 

Filtrar, Enfocar, Avanzar –

Chris