Como Hacer un Inventario de sus Colecciones Audiovisuales

Si tiene activos audiovisuales en sus colecciones, lo más probable es que ya haya escuchado las noticias: todos sus AV se autodestruirán para 2028.

Bueno, esto puede ser una ligera exageración, pero el mensaje de fondo es cierto: los expertos concuerdan en que los medios magnéticos, por una combinación de degradación y obsolescencia, no podrán ser digitalizados a escala o será demasiado costoso aproximadamente en 2028. Este panorama de pesimismo y desolación ha sido tema de varias conferencias en los últimos años así que estoy seguro de que esto no es nuevo para usted.

PERO

Es posible que no se dé cuenta que la falta de control intelectual es también una gran amenaza para sus activos audiovisuales. Seguro que no parece tan sensual como los aglutinantes hidrolizados y la escasez de recubrimientos de calidad para cassettes (trabajamos en un campo extraño, amigos míos), pero la amenaza es REAL. Mírelo de esta manera: si no sabe lo que tiene, ¿cómo piensa preservarlo? ¿Cómo puede priorizar activos para preservación? ¿Cómo puede saber cuáles activos muestran signos de pérdida de contenido? Y quizás lo más importante, ¿cómo puede promocionar y recaudar fondos para la preservación de aquellos activos súper importantes, fundamentales, pioneros y transformadores si todavía no sabe cuáles son?

Pues, no puede. Ningún donante o administrador le dará dinero para digitalizar... algo. Entonces el primer paso para la preservación de sus colecciones audiovisuales es crear un inventario por artículo.

¿Qué se Documenta?

Como mínimo, debe asignar a cada artículo un identificador único y registrar su formato.

Un identificador único es primordial para guiar responsablemente sus activos a través de un proyecto de digitalización. Le permitirá hacer un seguimiento de lo que le está enviando hacia un proveedor y lo que está recibiendo (¡esperemos!) de ese proveedor. También podría ayudarlo a hacer coincidir el objeto físico con los archivos digitales resultantes. Puede usar identificadores existentes si los tiene o puede asignar identificadores nuevos a medida que crea su inventario.

El formato (por ejemplo, VHS, casete de audio, CD, etc.) también es un punto de información extremadamente importante por recopilar cuando la preservación es su objetivo final. Conocer el formato de un activo le permitirá determinar mejor los requisitos del proyecto de digitalización y recibir cotizaciones más precisas de los proveedores. Un vocabulario controlado funciona muy bien aquí.

Bien, ahora que ha terminado con su invent-ES UN CHISTE. Si se toma el tiempo de revisar cada activo audiovisual individual en sus colecciones, sería una buena idea recopilar la mayor cantidad de metadatos posible. Esto le permitirá tomar decisiones más informadas y evitar la duplicación de esfuerzos al tener que revisar todos estos activos en una fecha posterior para recopilar toda la información que omitió la primera vez.

Esta es una oportunidad para que piense detenidamente qué metadatos desea recopilar para sus activos audiovisuales. Puede comenzar con los modelos de datos existentes que su institución ya usa o puede comenzar desde cero. En mi experiencia, prefiero recopilar los siguientes campos como mínimo:

  • Identificador único
  • Formato
  • Ubicación: ¿Dónde está almacenado el activo? Esto le ayudará a encontrarlo en una fecha posterior, una vez que ha sido seleccionado para su digitalización.
  • Tipo de medio: ¿Es audio, video o film? Esta designación de un nivel más alto le puede ayudar a agrupar activos cuando planifique la digitalización. También es muy fácil de registrar con base en el formato.
  • Título: Dependiendo del nivel de descripción, puede ser que tenga o no, esta puede ser su mejor apuesta para determinar el contenido del activo. También algo bueno por tener. ¿Sin título? Puede usar algo como [SinTitulo] aquí.

Hay muchos más campos opcionales que puede elegir para documentar en su inventario. Es posible que tenga campos específicos e importantes para su institución --tómelos. También puede leer un poco más sobre los campos opcionales en un capítulo nada aburrido que escribí sobre el tema en el libro Fundamentos de la Preservación AV de NEDCC.  Cuanto más pueda recopilar aquí, mejor, pero también es importante pensar en lo que podría ser útil para un futuro registro de artículos y al hablar con un proveedor.

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¿Cómo Documento?

Hay una serie de herramientas que puede utilizar para crear su inventario. Si ya utiliza una herramienta o un sistema de catálogo en particular, no dude en utilizarla, siempre que se pueda personalizar para tomar en cuenta su nuevo modelo de datos.

AVCC es una aplicación web gratuita de código abierto (¡desarrollada por la Biblioteca del Congreso, METRO y nosotros!) que permite a los usuarios crear registros a nivel de elemento. Como una aplicación web, puede ser utilizada por varias personas a la vez (¡hola pasantes!) Y las plantillas personalizables y los vocabularios controlados aseguran datos limpios y uniformes.

El Programa de Autoevaluación de Preservación (PSAP) es otra herramienta en línea gratuita desarrollada por la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign. Esta aplicación es extremadamente útil para aquellos de nosotros sin mucha experiencia en la preservación de materiales audiovisuales. Hay esquemas de priorización incorporados que podrían ayudarlo con sus esfuerzos.

¡También puede usar hojas de cálculo! No hay absolutamente nada de malo con este enfoque simple y, como beneficio adicional, hay poca o ninguna curva de aprendizaje, ya que la mayoría de nosotros estamos muy familiarizados con su uso. Simplemente conecte los campos que deseas capturar y listo. ¡Pero asegúrese de crear y utilizar vocabulario controlado para que sus datos estén lo más limpios posible!

Estoy seguro de que hay muchas más opciones que también son excelentes para usar. Haga su investigación y elija una que funcione mejor para las necesidades de su colección.

¿Y ahora qué?

Avance y promocione. Ahora que ha trabajado duro y tiene mucha más información sobre sus colecciones, está mucho mejor preparado para avanzar en su conservación. Hable con sus administradores sobre las gemas que tiene. Solicite subvenciones para conservación. Y ahora que sabe más sobre el contenido, incluso podría encontrar algunos fundamentos específicos del contenido que podrían estar interesados en lo que tiene. Y una vez que tenga esos $$$, estará en una excelente posición para iniciar conversaciones con los proveedores de digitalización. ¡Pero no se entretenga! Recuerde, todos sus recursos audiovisuales estallarán en llamas en 2028.

*Tenga en cuenta que una entrada de inventario NO es un registro de catálogo. No se complique por el proceso, por sentir que necesita ejecutar registros de catálogo completos para cada activo. Los inventarios se basan en la recopilación de datos fácilmente accesibles e interpretables que están allí en el activo como tal.

Anteriormente mencioné el uso de vocabularios controlados: éstos simplemente hacen que sea más fácil analizar sus datos en una fecha posterior. Y por vocabularios controlados, me refiero a cualquier lista controlada, no tiene que ser una Lista Oficial Aprobada. ¡Hágala usted mismo, pero sígala!