Keynote en IASA: Diseño de Colaboraciones Sustentables para Generar Impacto

Un dato de mí que pocos conocen: he visitado Ghana 9 veces en los últimos 11 años. Ha sido sinceramente uno de los privilegios más grandes de mi carrera hasta el momento trabajar con la profesora Mona Jimenez de NYU y muchos otros colaboradores ayudando a construir competencias en archivos audiovisuales, canales de televisión, bibliotecas y museos en Ghana. Por lo que me emocionó y honró cuando la junta de la Asociación Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales (IASA) me invitó a presentar el cierre de la 49a conferencia anual, que se llevó a cabo en Accra, Ghana, en Octubre 1-4, 2018. Fue un evento increíble y estaré eternamente agradecida a la junta de IASA por dejarme compartir esta historia.

Chris Lacinak, Mona Jimenez, Kwame Sarpong, Seth Paris, Kara Van Malssen (autora) en Ghana, 2008.Mi presentación se tituló “Diseño de Colaboraciones Sustentables para Generar Impacto”. Quería hablar sobre el enfoque de AVP para colaborar con clientes y demostrar cómo el trabajo que hacemos con ellos día a día sigue un modelo pensado y probado para la colaboración. Mi meta era equipar a la audiencia con una estrategia para la cooperación que pudieran aplicar fácilmente en sus propias colaboraciones, e ilustrar el modelo usando el ejemplo de nuestro trabajo en Ghana a lo largo de los años — mejor conocido como Intercambio en Preservación Audiovisual (APEX, por sus siglas en inglés.) — compartiendo nuestros éxitos y algunos fracasos. Finalmente, quiero aprovechar la oportunidad para destacar los grandes logros de Mona y de nuestra amiga cercana y colega Judith Opoku-Boateng, archivista en el Archivo J.H. Kwabena Nketia del Instituto de Estudios Africanos, de la Universidad de Ghana. Como ya verán, estas dos mujeres fenomenales son las verdaderas heroínas de esta historia.

A continuación pueden ver mis diapositivas:

Más abajo haré mi mejor esfuerzo para resumir lo que dije en mi presentación. Cabe notar que para mantener este post lo más breve posible (aunque en realidad no es tan breve), tuve que omitir muchos detalles, nombres y agradecimientos a mucha gente.

Aquí en AVP trabajamos con una variedad de clientes en proyectos diversos. A pesar de que cada proyecto es único y requiere distintas actividades, hay un enfoque consistente que aplicamos en cada ocasión. Hemos desarrollado este enfoque a lo largo del tiempo a medida que hemos aprendido lo que realmente se necesita para que una colaboración sea exitosa. Es necesario contar con la gente, liderazgo, herramientas y procesos correctos. Si falta sólo uno, el esfuerzo puede estar en riesgo. Entonces, para asegurar que las cosas se mantengan en buen camino de forma continua, debemos seguir los siguientes pasos:

✔️ Confirmar

Antes de comenzar un proyecto debemos asegurarnos que está encaminado hacia el éxito. Nos preguntamos a nosotros mismos y al cliente una serie de puntos clave:

    • ¿Hay un líder de proyecto?
    • ¿Existe compromiso de los altos administrativos y de interesados principales?
    • ¿Hay una visión clara en relación a la forma en que se utilizarán los resultados del proyecto?

Si al menos una de estas preguntas no tiene respuesta, o si la respuesta no es clara, es una señal de alarma, un indicador de que el cliente necesita trabajar más para definir el proyecto. Una vez que sentimos confianza de que estos elementos existen, podemos comenzar.

🔎 Descubrir

El primer paso en cualquier proyecto es averiguar lo más posible sobre la organización, sus desafíos y metas. Buscamos descubrir las raíces del problema — que en muchos casos pueden no ser aparentes al comienzo — con el objetivo de resolverlo. Tratamos de sumergirnos lo más posible a través de entrevistas, demostraciones, observaciones y revisión de documentación y sets de datos. Hacemos nuestro mayor esfuerzo para dejar de lado nuestras suposiciones. Y esto no necesariamente ocurre una sola vez —es posible que realicemos procesos de descubrimiento repetidamente a lo largo del proceso a medida que nuestra comprensión del proyecto evoluciona (y cuando encontramos más elementos desconocidos)

💡 Idear.

Trabajamos con el cliente para definir metas y soluciones realistas para el desafío. Si bien éstas se basan lo más posible en estándares, son adaptadas a la situación local. En este punto, todas las ideas provenientes de las partes interesadas son bienvenidas y celebradas. Nuevamente, esto no ocurre una sola vez — es posible que retornemos varias veces a la etapa de creación a lo largo del proceso.

🔃 Iterar

Tomamos pasos graduales hacia la meta de forma de poder revisar continuamente y asegurarnos de que vamos por buen camino y que podemos mostrar pequeñas victorias a medida que avanzamos. Si necesitamos cambiar el curso en medio del proceso, es mucho más fácil cuando se ha tomado un enfoque iterativo.

👁️ Demostrar

Los éxitos, aunque sean pequeños, deben compartirse. Y por mucho que nos guste destacar éxitos, estas son historias que deben compartir nuestros clientes, no nos pertenecen. Es muy posible que los éxitos traigan más éxitos. E incluso los fracasos son éxitos cuando aprendemos de ellos y aplicamos ese conocimiento.

Junto a esto tenemos también la colaboración y la confianza, las que van mano a mano y deben estar presentes a través de todo el proceso. La honestidad y la transparencia son componentes críticos para una colaboración exitosa.


Déjenme contarles cómo esto se aplicó en nuestro trabajo en Ghana.

En 2008 Mona y yo viajamos a Ghana a enseñar un taller a participantes del Festival de Cine Documental Real Life Pan-African, co-organizado por NYU Accra (un programa de estudios en el extranjero para estudiantes de NYU). Sabiendo casi nada sobre la situación de los archivos audiovisuales en Ghana, decidimos tomar esta oportunidad para investigar. Además del taller que dimos para los documentalistas, pasamos 3 semanas reuniéndonos con personas e instituciones incluyendo canales de televisión, la escuela de cine local, el Ministerio de Información y colecciones privadas. Escuchamos los desafíos de los responsables de las colecciones en estas instituciones, las evaluamos y hablamos con ellos sobre sus metas. Nos reunimos con miembros destacados de la industria fílmica. Participamos en una discusión acalorada en un panel sobre el estado de la preservación audiovisual en Ghana.

¿Qué era lo que nos pedían una y otra vez las personas con las que nos reunimos? Capacitación.

Participantes y equipo de instructores de APEX Ghana 2009

Entonces, en 2009, volvimos al festival de cine pero esta vez expandimos nuestro esfuerzo de capacitación para incluir un taller de 5 días para administradores de colecciones audiovisuales en Ghana. Trajimos a los expertos Mick Newnham del Archivo Nacional Fílmico y Sonoro de Australia, y a Ishumael Zinyengere, quien en ese entonces estaba en el Tribunal Criminal de las Naciones Unidas para Ruanda. No sabíamos exactamente quién vendría y qué querían aprender específicamente por lo que basamos el currículum en lo que escuchamos y vimos el año anterior. Condujimos un taller de archivos audiovisuales personalizado, cubriendo asesoría de colecciones, composición de video y película, cuidado y manejo, catalogación, selección y preservación, almacenamiento y creación de redes profesionales. Tuvimos alrededor de 25 participantes de unas 10 instituciones. y participamos en otro panel emocionante durante la conferencia sobre el estado de la preservación fílmica en Ghana.

Nos dimos cuenta hacia el final de la semana que aunque habíamos cubierto bastante, no sería suficiente para empoderar realmente a los participantes a que hicieran los cambios que querían ver. Decidimos volver otra vez en 2010. Esta vez, sólo hicimos un taller de dos días, enfocándonos en búsqueda de recursos y preservación de video, basado en los comentarios de los participantes el año anterior. Y hubo otro panel.

Pero todavía había mucho por hacer.

En 2011 volvimos para ofrecer otro taller de 5 días. Esta vez, queríamos motivar a los participantes a formular un plan de proyecto concreto y tener una oportunidad real de obtener financiamiento. Tuvimos la suerte de recibir una donación de USD$1,000 de Jim Lindner de Media Matters, y creamos una beca de desafío para los participantes del taller. Pasamos la semana discutiendo envergadura, presupuesto y pitch para planes de proyecto y las propuestas fueron entregadas una semana después del taller.

Ese año también hicimos una muestra audiovisual de películas hechas en Ghana que habían sido encontradas en Estados Unidos y en colecciones ghanesas. Queríamos mostrar el poder del contenido audiovisual histórico para contar una historia. Uno de los momentos destacados fue el metraje de una película casera que mostraba al primer presidente de Ghana Dr. Kwame Nkrumah con el periodista estadounidense y emprendedor Claude Barnett. Uno de los miembros más jóvenes de la audiencia comentó: “He visto tantas fotos de Dr. Nkrumah, pero nunca lo había visto moverse,” lo que hizo evidente uno de los desafíos que Ghana ha enfrentado en la preservación de su patrimonio audiovisual.

Claude Barnett in Ghana (1957) de Kara Van Malssen en Vimeo.

En ese momento, pensamos que esa sería nuestra última visita. Habíamos alcanzado los límites de lo que sentíamos podíamos hacer sólo viniendo una vez al año y dando talleres cortos. También nos estábamos frustrando pues los participantes de nuestros talleres no parecían estar progresando mucho.


Haciendo referencia a nuestro modelo de colaboraciones exitosas presentado arriba, ¿qué tanto lo seguimos a lo largo de estos cuatro años? Así es como nos evalúo en una escala de 0-5 (5 siendo ideal):

five2 Descubrir Nos doy alto puntaje por esto porque nos tomamos el tiempo de realmente conocer a las organizaciones y el estado de sus programas de archivo. esto no siempre se hace en iniciativas de perfeccionamiento.
two Idear Lo hicimos bien en pensar distintas formas en las que podíamos crear capacitación que alcanzara a una audiencia amplia, pero no lo llevamos un paso más allá para cuestionarnos si esto era lo que la gente realmente necesitaba, o cómo hacer que la capacitación generara un impacto real en las organizaciones de los participantes.
noun_HAND-THREE_775066_e4701d Iterar Sí iteramos durante nuestros talleres, pero seguíamos volviendo a la misma solución: más capacitación. Sí creo que el premio Jim Lindner cambio un poco las cosas de forma positiva.
noun_HAND-THREE_775066_e4701d Demostrar Participamos en paneles. Aparecimos en las noticias. Organizamos muestras audiovisuales. Todo esto generó conversaciones productivas. Pero no parecían presionar por un cambio. Tal vez era mucho de nosotros contando la historia (los consultores/profesores), y no suficiente de los participantes locales.

Se darán cuenta que me salté el primer paso de nuestro modelo: Confirmar. Y eso es porque no lo hicimos. Y mirando hacia atrás preguntándome por qué la iniciativa de capacitación no tenía el impacto que queríamos, yo diría que tiene su origen en olvidar este paso. Como resultado:

  • Los participantes no estaban empoderados para realizar un cambio;
  • No había compromiso de los líderes de las organizaciones;
  • No había visión o plan para aplicar lo que habían aprendido;

Y no había colaboración verdadera (todo iba en una sola dirección).

 


Pero nuestra historia no termina aquí. Porque en 2011 fue el año en que conocimos a Judith Opoku-Boateng, Archivista del Instituto de Estudios Africanos (IAS, por sus siglas en inglés) de la Universidad de Ghana. ¿Y recuerdan esa beca de desafío que mencioné?  Ella la ganó. Al contrario de las otras propuestas que recibimos, Judith tenía un plan muy conciso y realista. Era un proyecto pequeño, pero su propuesta tenía claridad en cómo lo iba a llevar a cambios más grandes. Y tenía una visión de lo que quería lograr a largo plazo.

Entonces cuando pensamos sobre lo que queríamos hacer en Ghana en el futuro, si es que surgía algo, pensamos en la posibilidad de pivotear hacia un modelo más directo de mentoría. ¿Funcionaría eso en IAS? Esta vez nos aseguramos de confirmar que los elementos de éxito estuvieran presentes:

  • Había un líder de proyecto (Judith);
  • Había una visión clara;
  • Había compromiso de los directivos;
  • Y había compromiso de las partes interesadas incluyendo académicos y del área de informática.

En 2012, volvimos a Ghana, y comenzamos de cero. Realizamos una asesoría de colecciones a los materiales audiovisuales del archivo de IAS, la que produjo un informe de 65 páginas detallando los contenidos de la colección, formatos, condición física y prioridades. Incluía un plan y presupuesto. nos reunimos con los líderes del Instituto, con los responsables de tecnología de la Universidad de Ghana y con los de la biblioteca para establecer relaciones y colaboraciones eventuales para la preservación digital.

En 2013 volvimos ayudar a Judith a promover aún más el plan y solidificar conexiones. Nos reunimos con personas importantes del grupo de académicos e investigadores que tenían un interés importante en usar las colecciones del archivo. Se comenzaba a formar consenso entre los colaboradores locales, y como colaboradores externos, nuestro compromiso hacia el proyecto estaba claro. Todos estuvimos de acuerdo en enfocarnos en planificar la creación de un laboratorio de digitalización, comenzando con cinta de audio de carrete abierto de 1/4 de pulgada.

IAS comenzó a trabajar de inmediato, renovando espacios y destinando 4 habitaciones adicionales al archivo, promoviendo a Judith a Archivista (una posición académica), y creando 2 posiciones adicionales para personal de tiempo completo. Adicionalmente, el profesor de IAS Essie Sutherland-Addy había recibido equipamiento para digitalizar sus propios materiales de 1/4 de pulgada, los que donó al archivo para apoyar la creación de un centro de servicio. Mientras tanto, AVP comenzaba a diseñar el laboratorio y a encontrar equipamiento  adicional necesario.

En 2014, Mona y yo volvimos junto con el presidente de AVP Chris Lacinak, y nuestro colaborador Seth Paris (quién había pasado tiempo en Ghana hace algunos años gracias a una beca Fulbright y era además amigo del archivo). Pasamos una semana instalando el equipo, probando y resolviendo problemas, implementando software, actualizando la base de datos, y desarrollando flujos de trabajo. Se implementó la replicación y respaldo al centro de computación central de la universidad. Seth se quedó dos semanas adicionales para ayudar a entrenar al personal y crear documentación.

Poco tiempo después, el archivo fue dedicado y nombrado oficialmente Archivo J.H. Kwabena Nketia, en nombre al ilustre etnomusicólogo cuyas grabaciones de Ghana y otras partes de África hechas en 1950s y 1960s forman parte de las joyas de la colección (el anciano de 96 años todavía viene al archivo con regularidad a reunirse con usuarios).

El Archivo Nketia ha tenido un enorme progreso en los años siguientes:

  • Un gran volumen de contenido fue puesto en acceso: 800 horas digitalizadas, 2500-3000 fichas de catálogo detalladas.
  • Hay demanda constante: grupo de estudiantes e investigadores individuales visitan a diario, y investigadores internacionales vienen y se quedan por 1 -12 meses.
  • El Archivo Nketia se ha convertido en un modelo en la región: el curso ICCROM de SOIMA se realizó en el Archivo Nketia en 2017 y en él participaron 20 profesionales de todo el mundo, miembro del equipo del Archivo Nketia ayudaron y entrenaron a personal en otros archivos de la región, y los depósitos y donaciones están aumentando.

¡Y tal vez una de las señales más claras de los éxitos de este esfuerzo es que la 49a conferencia anual de IASA haya sido organizada exitosamente por el Archivo Nketia y realizada en la Universidad de Ghana!

Sin duda que hay más trabajo por hacer. El Archivo Nketia tiene muchos más materiales, en distintos formatos, que necesitan ser digitalizados. Están buscando preparación para la preservación de video en un futuro cercano a través de la adición de capacidad técnica para migrar estos formatos, y obtener capacitación especializada para el personal. Pero los éxitos parecen llegar como avalancha, y yo sólo puedo esperar más cosas grandes de este equipo.


Entonces, ¿cómo nos fue esta segunda vez de acuerdo a nuestro modelo de colaboraciones exitosas?

five2 Confirmar Tomamos un enfoque paso a paso, confirmando el compromiso y visión de todas las partes antes de comenzar, y luego nuevamente antes de continuar con cada fase.
five2 Descubrir Aparte de nuestro extenso conocimiento sobre Ghana y los archivos en la región, dejamos nuestras presunciones de lado y fuimos a realizar la asesoría de colección del archivo con la mente abierta. Reunimos información extensa a través de la evaluación de objetos, documentación y revisión de datos, y entrevistas con partes interesadas.
five2 Idear Trabajamos de forma colaborativa y creamos soluciones realistas y realizables.
five2 Iterar Todas las partes interesadas contribuyeron poco a poco a lo largo del tiempo y con la demostración del impacto realizada a cada paso, fueron posibles futuros pasos hacia el éxito.
five2 Demostrar La historia ha sido compartida y continúa siéndolo, local e internacionalmente. Pero la parte más importante de esto es que, con pocas excepciones (como mi charla y este post), los miembros del equipo del Archivo Nketia son quienes cuentan SU PROPIA historia.

El último punto resalta uno de los efectos más críticos de las colaboraciones exitosas --  que no hay dependencias hacia el mentor, y que en cierto punto, el aprendiz continuará progresando de forma independiente.

Eso es definitivamente un signo de un trabajo exitoso en AVP: cuando nuestros clientes ya no nos necesitan.