Maneje sus Expectativas sobre la Gestión de Objetos Digitales (DAM)

O, cómo es que obtener la DAM es parecido a comprar y administrar una casa.

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En el último año, hay dos cosas que he pasado mucho tiempo haciendo: 1) mudándome, y 2) apoyando a las organizaciones con implementaciones de sistemas de gestión de objetos digitales (DAMS). No fue muy sorprendente, entonces, que un día mientras desempacaba otra caja más, me sorprendiera la similitud entre la selección/migración/implementación de DAMS y la compra/venta/mudanza de casas.

Una de las diferencias clave que he observado, sin embargo, es que mientras que la mayoría de la gente generalmente entiende lo que implica un proceso de compra y propiedad de una casa, el proceso de DAMS parece turbio para la mayoría de la gente. Eso no es muy sorprendente: todos hemos vivido en algún tipo de vivienda toda nuestra vida y la mayoría de nosotros se ha mudado por lo menos una vez, pero muy pocos de nosotros hemos tenido que elegir, implementar y lanzar un DAMS. Y como resultado, muchas personas tienen expectativas que no están alineadas con lo que realmente se necesita para implementar y administrar exitosamente tal sistema. Cuando se establece la desconexión entre las expectativas y la realidad, a menudo se produce decepción, y el resultado final puede ser un aire de negatividad en torno a toda la iniciativa.

Espero que este post le de una comprensión de lo que realmente se necesita para la implementación exitosa de un DAMS, y así pueda establecer expectativas reales, navegar por un camino exitoso, y tal vez incluso encontrar disfrute a lo largo del camino.

 

Tener una muy buena razón para hacerlo.

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Cuando se compra una casa nueva, se tiene una buena razón para hacerlo. No es levantarse un día y decir, "Hoy, vamos a comprar una casa nueva." No es así. Usted sabe que el proceso de encontrar la casa adecuada, comprarla, mudarse y establecerse en esa casa va a ser un montón de trabajo. Será largo, complicado, emotivo a veces y costoso.

Así que debe tener una buena razón para hacerlo. Tal vez su familia ha crecido. Tal vez quiera reducir el tamaño después de que sus hijos se han ido a la universidad. Tal vez finalmente ha ahorrado suficiente dinero para el pago inicial de su primera casa y quiere empezar a acumular bienes. Tiene una idea bastante clara de cuáles serán los beneficios tangibles, a pesar de que va a ser mucho trabajo, y va a provocar un gran cambio en su vida.

Es lo mismo que la implementación de un DAMS. Tiene que haber una razón muy convincente para hacerlo.. Tiene una visión! Tal vez sea algo como esto: usted quiere que la gente pueda navegar y acceder a los objetos digitales de su organización de la misma manera que lo harían con Getty Images. O tal vez es resolver los puntos problemáticos de larga data que han plagado sus operaciones durante años, causando frustración y pérdida de tiempo y dinero. Puede imaginar algo mucho mejor. El hecho es que llegar a ese punto va a ser difícil. Seleccionar, implementar y administrar un DAMS, organizar los objetos, etiquetar todo con metadatos ricos y crear una gran experiencia de usuario va a ser un gran cambio para su equipo u organización. Al igual que comprar una casa, será un proceso largo, complicado, a veces emotivo y costoso. Así que los beneficios tangibles tienen que ser obvios para todas las partes interesadas. Y los recursos para alcanzar la meta tienen que estar disponibles, o se quedará sólo con los andamios y algunos muebles dentro - difícilmente habitable.

Consejo #1: Asegúrese de que tiene una justificación clara para un nuevo programa DAM.

La justificación o caso de uso debe resaltar el valor que el DAMS traerá a la organización. Éste debe justificar la inversión. Y debe articular claramente cuál será esa inversión (siga leyendo para tener una mejor idea de esto). Este estudio de viabilidad debería ser lo suficientemente convincente como para obtener el apoyo y el compromiso de las principales partes interesadas para ayudar a garantizar el éxito del sistema.

 

Saber qué es lo que necesita

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Cuando se busca un nuevo hogar, se sabe que hay un número abrumador de opciones disponibles. Así que usted reduce el campo acordando con tus compañeros de casa una serie de preferencias y restricciones: el tipo de casa (apartamento, casa unifamiliar, cabaña de troncos), la ubicación, el número de dormitorios/baños, la condición, la ubicación y el precio. Algunas de ellas pueden ser más estrictas (deben estar en una zona escolar específica), y otras pueden ser un poco más flojas (2-3 baños).

Esto cubre lo básico, pero a menudo hay un uso especial para el hogar que necesitará poder articular con aquellos que le ayuden a encontrar el conjunto de opciones adecuadas. ¿Necesita un espacio adecuado para que tu padre, ya mayor, pueda vivir contigo? ¿Planea dirigir una guardería en la casa? Estos no son los usos predeterminados de una vivienda, por lo que ser capaz de describir cómo planea utilizarla es fundamental para encontrar las opciones adecuadas.

Encontrar el DAMS correcto no es diferente. Antes de empezar a explorar las opciones, debe saber qué funcionalidades clave necesitará en el sistema (consulte la Especificación Abierta DAM para obtener ideas), hoy y en el futuro. ¿Cuáles son las preferencias y limitaciones técnicas? ¿Cuáles son las funcionalidades no negociables que el sistema debe tener para satisfacer las necesidades y objetivos de su organización?

Mientras que sólo algunas personas tienen usos especiales para su hogar, casi todas las organizaciones tienen un conjunto único de tareas para su DAMS. No asuma que todo el mundo tiene un entendimiento homogéneo de lo que son, o que serán evidentes a partir de una lista de requisitos. Para que los interesados internos y los posibles proveedores entiendan sus futuros flujos de trabajo y con qué otros sistemas se integrará, tendrá que describir los escenarios de uso previstos para el DAMS (consulte nuestro artículo de la Revista de Gestión de Medios Digitales -Journal of Digital Media Management, en inglés- sobre cómo redactar y utilizar los escenarios de forma eficaz en la planificación e implementación del DAMS). Una vez que su equipo se encuentre reunido para trabajar juntos en esto, se sorprenderá de haber hecho algunas suposiciones incorrectas..

Consejo  #2: Considere y articule sus limitaciones, preferencias y casos de uso cuidadosamente.

Detalle sus requerimientos funcionales, de datos (incluyendo el formato de archivo y los metadatos), técnicos y otros no funcionales. Valídelos con su equipo y priorícelos según sean obligatorios (sólo reservados para los aspectos no negociables), preferidos o aquellos que sería agradable tener. Hágalos realidad con un conjunto de narrativas de escenarios de casos de uso que describan los trabajos a realizar y cómo el sistema apoyará esos trabajos. Éstos se volverán a utilizar más adelante, cuando valide la configuración del sistema, así que manténgalos a mano.

 

Planifique cuidadosamente

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Creo que la mayoría de la gente estaría de acuerdo en que buscar el hogar adecuado es la parte divertida. Negociar la compra, cerrar, preparar la mudanza, y todo eso de empacar y desempacar es la parte que muchos tememos. Es mucho trabajo. Pero sabemos que tenemos que hacerlo, así que lo hacemos a regañadientes, impulsados por la emoción de cumplir nuestra visión y cosechar los beneficios.

La planificación de la implementación de su nuevo DAMS, seguida del proceso de migración, presenta exactamente los mismos desafíos (aunque yo personalmente opino que son más divertidos). Primero, tiene que proyectar el despliegue técnico. El hosting local, por ejemplo, requerirá importantes recursos técnicos internos por adelantado. Una vez que se resuelven los detalles técnicos, hay que tomar muchas decisiones de configuración. ¿Quiénes son sus usuarios y qué pueden ver/hacer en el sistema? ¿Cómo se organizarán los objetos? ¿Qué metadatos y taxonomías apoyarán su arquitectura de información? ¿Cómo se deben presentar las pantallas configurables? ¿Qué debe integrarse y cómo? Una vez tomadas estas decisiones, es necesario configurarlas y validarlas. El proceso de ajuste puede llevar bastante tiempo antes de que las cosas estén en condiciones de ser publicadas.

Luego está el proceso de migración de los datos de los sistemas existentes, ya sean otros DAMS o simplemente carpetas en un sistema de archivos. A menudo hay que crear o mapear nuevos metadatos, limpiar los datos heredados y organizar los activos para su ingesta. Los datos recién ingeridos deben organizarse de manera que sea fácil para los usuarios navegar y encontrar lo que necesitan.

Consejo #3: Alcance un producto mínimo viable (MVP) realista.

Vemos mucha frustración en esta etapa del proceso. Esto suele deberse a: 1) una falta de comprensión del proceso de aplicación y migración, acompañada de una falta de planificación, 2) una falta de recursos por parte del proveedor o del cliente, y/o 3) expectativas demasiado altas.

El hecho es que hacerlo bien llevará tiempo, probablemente más de lo que piensa. Y habrá sorpresas a lo largo del camino. Lo más probable es que sea usted nuevo en el mundo de los DAMS, e incluso si ha estado trabajando en este campo durante un tiempo, nunca ha hecho esta misma implementación antes. Dividir las cosas en etapas podría ser de ayuda. Comience por asegurarse de que entiende las capacidades básicas del sistema seleccionado, y alcance un producto mínimo viable (MVP) realista dentro de esos límites para poner el sistema en manos de los usuarios y obtener retroalimentación. Si intenta añadir mucho desarrollo de software personalizado en esta etapa, se ralentizará (como ocurriría si quisiera remodelar la cocina antes de mudarse).

Tenga paciencia y asegúrense de tener la experiencia y los recursos adecuados a mano para lograr un lanzamiento exitoso. Planifique y espere que el proceso esté lleno de sorpresas, incógnitas y contratiempos. Y pruebe, pruebe, pruebe. Antes de hacer un lanzamiento completo, haga un piloto con algunos de tus usuarios. Haga algunas pruebas de usabilidad estructuradas, demostraciones 1:1, o una encuesta para obtener retroalimentación concreta, y ajuste de acuerdo a eso.

 

Mantener, mejorar, reparar

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Sabemos muy bien que una vez que las cajas están desempacadas, y los cuadros colgados, de ninguna manera el trabajo está terminado. En primer lugar, hay mucho que hacer para mantener la casa a diario (platos, desorden), semanalmente (basura, baños, patio) y mensualmente (limpieza profunda). El sistema de calefacción, ventilación y control de plagas debe ser revisado un par de veces al año. Las cosas se rompen y necesitan ser arregladas. Y por supuesto, están todas esas mejoras que se hacen con el tiempo, desde la nueva pintura hasta las renovaciones del baño. Todos sabemos que estas cosas necesitan hacerse, y por supuesto las hacemos para evitar que la casa caiga en mal estado. Después de todo, vivimos aquí, y definitivamente no queremos perder ese patrimonio.

A veces vemos cómo las organizaciones sienten que una vez que el DAMS está instalado, todo está configurado correctamente, y todos los datos han sido migrados, el sistema se ejecutará por sí mismo. Todos los colaboradores se verán de repente obligados a subir todos los objetos digitales a tiempo, en el lugar correcto, y rellenarán todos los metadatos a la perfección (¿Por qué no lo harían? ¡Ese formulario que diseñó es impresionante!). Y todos los usuarios encontrarán exactamente lo que necesitan cuando lo necesiten. Será una utopía de autoservicio.

Tomar un enfoque de no intervención en DAMS es la forma más rápida de que la iniciativa se convierta en un fracaso y de llevar a su programa DAMS recién lanzado a un estado de deterioro. La realidad es que un DAMS representa un gran cambio en la forma de trabajar de la gente. Tomará tiempo para que se sientan cómodos con el sistema y aún más tiempo antes de que realmente lo adopten y sus funciones pasen a ser parte intrínseca del trabajo. Para que las personas lleguen a ese punto, tendrán que ver un valor inmediato y tangible en él por sí mismos. Les debe facilitar algo en su trabajo, y a veces toma un tiempo antes de que los usuarios vean esos beneficios. Es mejor que el sistema se vea bien, funcione perfectamente y no se llene de proyectos incompletos y metadatos deficientes si se quiere atraer a la gente para que siga regresando. Eso llevará tiempo y una supervisión continua.

Consejo #4: Asignar recursos suficientes, continuos y dedicados a la gestión del DAM.

Al igual que la autocompra en el supermercado, un autoservicio DAMS es un gran objetivo, pero alguien todavía tiene que administrar la tienda. No importa a cuántos departamentos esté sirviendo el DAMS, un rol de administración central del DAM (o roles) es crítico para el éxito del sistema y del programa. Muchas organizaciones se equivocan añ mezclar el papel de gerente del DAM con el del proveedor del servicio. El proveedor está ahí para administrar la tecnología, no para el uso específico que usted le quiere dar. Recuerde que los objetos digitales, los usuarios, los flujos de trabajo y las políticas de cada organización son únicos.

El administrador del DAM conocerá la configuración del sistema por dentro y por fuera, y podrá responder eficazmente a la mayoría de las preguntas o problemas de los usuarios. Este rol ayudará a incorporar y capacitar a los nuevos usuarios en las especificaciones, políticas y procedimientos de su organización. También supervisará la salud del sistema, asegurándose de que los objetos estén organizados y etiquetados correctamente para que puedan ser encontrados por los usuarios. Por último, son un defensor del sistema, y trabajan incansablemente para mejorar la adopción.
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No lo haga solo

Screen Shot 2020-03-27 at 2.29.07 PMLa mayoría de las personas que compran o venden una casa piden la ayuda de especialistas en lugar de intentar hacerlo todo ellos mismos: agentes inmobiliarios, inspectores, abogados, mudanzas, decoradores. Algunos pueden hacer lo mismo una vez que se han instalado: limpiadores, cuidado del césped, gente de reparación/mantenimiento. Y, por supuesto, sólo el propietario más informado y ambicioso emprendería mejoras importantes sin ayuda, como el reemplazo del techo, la remodelación de la cocina o la instalación de la piscina.

Los especialistas también pueden ser de gran ayuda con un DAMS. Dentro de su organización, tendrá que recurrir a la experiencia de una variedad de servicios en diferentes etapas: Especialistas en tecnologías de la información, analistas de negocios, diseñadores de UX, bibliotecarios, comunicaciones. Contar con la aceptación y el apoyo de estas partes interesadas, junto con la asignación de su tiempo al proyecto puede ser un gran paso hacia el éxito de la iniciativa. Y si esta es la primera implementación de un DAMS en su organización, es posible que necesite recurrir a asesores externos experimentados que puedan ayudarle a comprender qué recursos se necesitarán, cómo será el proceso y el calendario, cómo crear estructuras de metadatos y taxonomía para optimizar la capacidad de descubrimiento. Los especialistas externos también pueden proporcionar recursos adicionales para proyectos a corto plazo, como la migración de datos y la integración con sistemas clave. Por último, la comunidad de usuarios de una misma tecnología puede ser un gran recurso para identificar nuevos consejos y trucos, o sugerencias sobre la mejor manera de trabajar con su proveedor.
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Consejo #5: ¡Póngase en contacto!

Los expertos de AVP son especialistas en todas las etapas del trayecto de un DAMS, desde la selección hasta la implementación, la adopción y más allá. Contáctenos para saber cómo podemos ayudarle a asegurar que su programa de DAMS supere las expectativas.

Lea más acerca de la implementación de DAM en el artículo de Kara Van Malssen  "Llegando al éxito: Un enfoque basado en escenarios para seleccionar, aplicar y desplegar sistemas de gestión de objetos digitales" publicado originalmente en el Revista de Gestión de Medios Digitales de Henry Stewart (Volumen 7 (2018-19)